فکس سرور OCEANFAX
فکس سرور myFAX
فکس سرور SAGEMCOM
فکس سرور linfax
 
  راهکار فکس سرور سازمانهای دولتی
راهکار فکس سازمانهای دولتی
سیستمهای مدیریت سازمانهای دولتی همواره دارای تشریفات اداری هستند . تشریفات اداری یک روش معمول و مرسوم  برای ارتباطات دولتی می باشد . در سازمانهای دولتی شما همواره شاهد فرمها واسناد زیادی می باشید که استفاده می شود. این اسناد گاهی بین مراکز دولتی بصورت فکس تبادل می گردند . از آنجائیکه فکس نسبت به ایمیل از امنیت بهتری برخوردار بوده و مفهوم رسمی تر  و اعتبار بیشتری دارد ، سازمانهای دولتی به ارسال و دریافت اسناد از طریق فکس(اسناد فکس شده) برای استفاده در اتوماسیون اداری  و ارتباط با بخش های داخلی خود و عموم مردم وابسته هستند. بعضی از سازمانهای دولتی مدارک فاکس شده را برای بایگانی رسمی بدون نیاز به سند اصلی می پذیرند. دولت در زیر کوهی از کاغذ بازی و تشریفات اداری قرار گرفته و این مشکل می تواند با استفاده از یک راهکار فکس تحت شبکه ( فکس سرور ) قوی بصورت کامل حل گردد.

 اکثر  انتقال اطلاعات در وزارت خانه ها و موسسات دولتی از طریق مکاتبات اداري انجام می پذیرد و در نتیجه در داخل سازمان ها یعنی بین واحد هاي  مختلف سازمان و هم چنین خارج از سازمان نیاز به این مکابات هر روزه وجود دارد  . اینکار را در هر سازمان گردش مکاتبات و یا امور دفتري  می گویند.

در ابن میان برقراري ارتباطات سازمانی  به طرق مختلفی وجود دارد:  

شفاهی : تشکیل یک جلسه اداري،همایش،دستور شفاهی،مکالمات روز مره بین کارکنان،مکالمات بین ارباب رجوع و کارکنان و مکالمات تلفنی.

نوشتاري(کتبی) : از جمله نامه هاي اداري،صورت جلسه،بخش نامه،گزارشات،احکام،ابلاغ و . . .

علت برتري و ارجحیت نوشتاري در سازمانها :

1-     سندیت داشتن
2-    زبان مشترك ارتباطات جامعه
3-    قابلیت حفظ و نگهداري نوشته

در حال حاضر سازمانها و مراکز دولتی از سیستم‌های اتوماسیون اداری مناسبی بهره مند هستند ، که بیشتر فرآیندهای روزمره‌ی سازمان‌ها را خودکارسازی می‌کنند.  یکی از قابلیت‌هایی که بصورت جزئی از سیستم‌های اتوماسیون اداری درآمده زیر سیستم فکس سرور است . راهکار فکس سرور به عنوان یکی از اجزاء اصلی اتوماسیونهای اداری می باشد . در این زمینه راهکارهای ارائه شده توسط مرکز پشتیبانی انفورماتیک ایران  می تواند با توجه به API های ساده و پیشرفته ای که دارند نقش مهمی در تکمیل چرخه اسناد اداری داشته باشند .راهکارهای ارائه شده ما با توجه به وسعت سازمان  جهت کاربردهای کوچک ، متوسط و بزرگ  طراحی شده اند  و با توجه به افزایش ارتباطات الکترونیک برنامه‌ هائی نیز برای گسترش آنها دارد.

این راهکارهای در صورت راه اندازی در مرکز دولتی و عمومی کشور دارای مزایای زیر می باشد :

ارسال فکس در تلفکس‌ها: در تماس‌هایی که دستگاه گیرنده اتومات نبوده و شخص پاسخگوی تماس تلفنی است، نیاز به درخواست از شخص پاسخگو جهت استارت نمودن فکس وجود داشته که عملاً در این حالت می‌بایست فکس بصورت دستی ارسال شود. جهت رفع این مشکل نیاز است که پیغامی صوتی پیش از ارسال فکس پخش شده که راهکارهای فکس تحت شبکه ما به علت  پشتیبانی از قابلیت‌های صوتی، چنین قابلیتی را دارند. بنابراین عدم ارسال فکس در تلفکس‌ها مشکلی است که براحتی حل می شود .

صحت تبادل فکس: در برخی از موارد فکس بصورت ناقص یا ناخوانا دریافت شده (بصورت کج یا کشیده) و یا در هنگام ارسال فکس، علیرغم مشاهده گزارش صحیح ارسال (پیغامOK ) ، گیرنده هیچ فکسی را دریافت ننموده است. این اشکال بعلت عدم پشتیبانی از قابلیتECM رخ داده که در راهکارهای فکس سرور ارائه شده توسط ما  قابل حل و پیاده‌سازی شده است. بنابراین مکانیزم تصحیح یا کشف خطا وجود داشته و دریافت فکس‌های ناقص  وجود نخواهد داشت.

ارسال چند باره فکس‌ها:  در پایان هر فکس، گیرنده پیغامی را به معنای دریافت صحیح فکس به فرستنده ارسال می‌نماید. در صورتیکه فرستنده، این پیغام را دریافت ننماید، خطایDisconnection Error رخ داده و فکس مجدداً ارسال می‌شود. این موضوع سبب دریافت چندبارة یک فکس توسط یک گیرنده می‌شود. در  سیستمهای فکس سرور ارائه شده توسط مرکز پشتیبانی انفورماتیک ایران ،  تکرار خطاها ، از جمله خطای  Disconnection Error قابل تنظیم بوده و در صورت عدم دریافت تأییدیه اقدام به ارسال مجدد فکس می‌نماید.حال اگر شما به عنوان مدیر فناوری یا مدیر اداری سازمان قصد دارید نرم افزار یا سخت افزار  مناسبی که توانایی ارسال حجم‌های بالای فکس در روز (بیش از ۱۲۰۰ فکس) را داشته باشد را در سازمان خود راه اندازی کنید می توانید از راهکارهای فکس تحت شبکه ما استفاده نمائید .   
راهکارهای فکس سرور ارائه شده توسط این مرکز ،  تحت شبکه بوده که هر کدام از این نگارش‌ها امکان پشتیبانی از ۱، ۲، ۴، ۸، ۱۶ و ۳۲ خط آنالوگ ، E1 یا ارتباطات FOIP  بر پایه پروتکل T.38  را دارند.  

با توجه به نوع استفاده از سرویس فکس و نوع سیستم نرم افزاری اتوماسیون اداری ،  ما برای راه اندازی سرویس فکس شبکه ای گزینه های مختلفی را پیشنهاد می دهیم .  این گزینه ها شامل موارد زیر می باشد :

- فکس سرور myFAX : این راهکار برای مراکزی که از خطوط تلفن آنالوگ برای استفاده به عنوان فکس استفاده کرده و دارای  تعداد محدودی از این خطوط هستند بسیار مناسب می باشد .  دستگاههای فکس سرور myFAX دارای کاربری بسیار سریع و آسان بوده و کارمندان بخشهای مختلف می توانند براحتی و سریع مکاتبات خود را بصورت فکس ارسال و دریافت نمایند .  دریافت فکس در این سیستم بصورت اتوماتیک بوده و بر اساس تنظیمات ، هر کارمند فقط فکسهای مربوط به خود را مشاهده کرده و امکان دیدن فکس مربوط به سایر بخشها را ندارد .

- فکس سرور XMediusFAX : این راهکار بهترین گزینه برای سازمانهای دولتی است که بصورت کامل از سیستهای MIS استفاه کرده و قصد دارند مکاتبات فکس خود را نیز از طریق همان سیستم اتوماسیون مدیریت کنند .  سازمانهائی که از این راهکار استفاده می کنند می تواندد تعداد زیادی خط فکس از هر نوع خطوط مخابراتی Analog – E1  یا ارتباطات VOIP استفاده کنند .
این راهکار می تواند با ایجاد ارتباط نرم افزاری و داده ای با بانک اطلاعات  اتوماسیون اداری ،  اسنادی که بصورت فکس از بیرون دریافت می شود را وارد آن سیستم کرده و کاربران بر اساس قواعد  گردش مکاتبات اتوماسیونی   روی آنها کار انجام دهند .

فکس سرور OceanFAX : این راهکار نیز همانند راهکار XMediusFAX عمل کرده اما برای مراکز متوسط و کوچک گزینه بسیار مناسبی می باشد . با اتصال به خطوط مخابراتی ارسال و دریافت فکس را انجام داده و به کاربر این امکان را داده تا در کارتابل خود فکسهای اختصاصی خود را با ورود رمز عبور ببینند و یا اسناد خود را بصورت فکس ارسال کند .